各位同仁您好:
為統一本校會議相關格式，本校自110年2月1日起，請各單位之會議流程、會議紀錄及公文簽核依「本校通用格式文書手冊」格式範本辦理(如附件1)，為加強落實辦理，本室於111年3月16日擴大行政會議工作報告再次進行宣導，於公告後，如仍未符合規定者，則將進行管控，並擬由人事室列為考核要項之一，感謝各單位配合，以下針對本校會議標準流程簡述之(如附件2)：
1.先行調查開會時間，並請提案單位提交工作報告或提案單。
2.完成會議議程，並上簽開會通知單。
(1)開會通知單於開會前7日內發送與會人員，並檢附會議議程並敘明開會事由、時間、地點、出席者及列席者。
(2)會議議程應包含時間、地點、出席者及列席者、主席致詞、上次會議決議事項確認、討論事項、附件資料、臨時動議及散會時間；有關討論事項案由說明應敘明法規或來函依據或目的及討論重點。
3.會議開始前與會人員應簽到。會議進行當中全程錄音，若有保密義務之必要者，應依相關法規辦理；會議中應依相關議事規則或內政部會議規範辦理，會議於中午12時召開或會議時間超過12時30分得備便當。
4.會後完成紀錄(含簽到單)，電子郵件給與會人員，確認紀錄內容無誤。
5.經電子郵件確認會議紀錄內容無誤，經單位主管或相關人員簽核，公文簽核內容應敘明開會時間、地點及出席率、上次會議主席裁示確認、及討論事項並包含決議內容。
6.簽核決行後的例行性會議紀錄上網公告，公告內容不含簽核過程及簽到單。
7.會議資料存檔備查，並於年度或學年結束成冊。

如有議案須提送校內重大會議(如行政會議、校務會議、校務基金管理委員會等)應經單位會議(處務會議/室務會議/教務會議/學務會議/科務會議等)通過，尚可續送校內重大會議。

若針對上述內容有疑義或建議者請洽秘書室