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【秘書室公告】本校自即日起,請各單位之會議流程、會議紀錄及公文簽核依「本校通用格式文書手冊」格式範本辦理,感謝各單位配合。

各位同仁您好:
為統一本校會議相關格式,本校自110年2月1日起,請各單位之會議流程、會議紀錄及公文簽核依「本校通用格式文書手冊」格式範本辦理(如附件1),為加強落實辦理,本室於111年3月16日擴大行政會議工作報告再次進行宣導,於公告後,如仍未符合規定者,則將進行管控,並擬由人事室列為考核要項之一,感謝各單位配合,以下針對本校會議標準流程簡述之(如附件2):
1.先行調查開會時間,並請提案單位提交工作報告或提案單。
2.完成會議議程,並上簽開會通知單。
(1)開會通知單於開會前7日內發送與會人員,並檢附會議議程並敘明開會事由、時間、地點、出席者及列席者。
(2)會議議程應包含時間、地點、出席者及列席者、主席致詞、上次會議決議事項確認、討論事項、附件資料、臨時動議及散會時間;有關討論事項案由說明應敘明法規或來函依據或目的及討論重點。
3.會議開始前與會人員應簽到。會議進行當中全程錄音,若有保密義務之必要者,應依相關法規辦理;會議中應依相關議事規則或內政部會議規範辦理,會議於中午12時召開或會議時間超過12時30分得備便當。
4.會後完成紀錄(含簽到單),電子郵件給與會人員,確認紀錄內容無誤。
5.經電子郵件確認會議紀錄內容無誤,經單位主管或相關人員簽核,公文簽核內容應敘明開會時間、地點及出席率、上次會議主席裁示確認、及討論事項並包含決議內容。
6.簽核決行後的例行性會議紀錄上網公告,公告內容不含簽核過程及簽到單。
7.會議資料存檔備查,並於年度或學年結束成冊。

如有議案須提送校內重大會議(如行政會議、校務會議、校務基金管理委員會等)應經單位會議(處務會議/室務會議/教務會議/學務會議/科務會議等)通過,尚可續送校內重大會議。

若針對上述內容有疑義或建議者請洽秘書室
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